La ricerca kafkiana
Per costruire un paese in cui sia più facile fare ricerca l’inversione di tendenza sul finanziamento e una nuova governance del sistema non bastano. Per incidere veramente sull’attività dei ricercatori, dobbiamo cambiare la loro esperienza tradizionale con i ministeri e portarla all’altezza di quella ricerca europea di cui hanno continuamente esperienza. Per chiarire di che cosa stiamo parlando, descriviamo l’esperienza “kafkiana” di un ricercatore italiano. Il primo passo per rendere il sistema meno burocratico e più efficiente è dare voce alle difficoltà di chi si impegna per fare ricerca in Italia e si ritrova in un labirinto. Il secondo passo è portare veramente l’esperienza europea in Italia, cambiando la logica del funzionamento ministeriale, con l’adozione di alcune best-practices essenziali per semplificare la vita di chi fa ricerca.
A) I bandi senza chiarezza. Al momento della pubblicazione del bando, le informazioni mancano di chiarezza. Per esempio, i recenti bandi 2012 MIUR sui Cluster Tecnologici e sulle Smart Cities and Communities contenevano informazioni troppo incomplete, quindi le FAQ (qui il primo bando, qui il secondo) hanno raccolto centinaia di domande e sono diventate parte integrante del bando. Quando si contatta il ministero alla ricerca di informazioni, la risposta può variare in base alla persona che risponde.
B) La preparazione delle richieste di finanziamento. Già in fase di preparazione delle proposte occorre produrre una serie di documentazioni e di certificazioni che impegnano tutti i partecipanti. Le proposte inviate in risposta ai bandi del Settimo Programma Quadro UE si preparano on-line e non occorrono firme. In Italia, invece, bisogna organizzarsi prima della scadenza per la raccolta in serie delle firme digitali dei rappresentanti legali e occorre allegare fino a otto certificazioni per ogni partner. Nel caso in cui questa richiesta fondamentale non venisse rispettata, la proposta non viene neppure valutata. In Europa, la raccolta delle firme avviene solo alla fine della fase di negoziazione che, se i partecipanti al progetto sono bravi, può durare anche solo 3 mesi. In Italia, la fase di negoziazione ha una durata indefinita perché il funzionario di turno chiede continuamente integrazioni alla documentazione fornita.
– La documentazione richiesta è così complessa che sono proliferate le aziende di consulenza che gestiscono sia la parte di amministrazione che la parte di rendicontazione, che è altrettanto onerosa. Per il bando MIUR Cluster 2012, la presentazione della domanda di Cluster e dei 4 progetti ad esso legato ha richiesto il caricamento on-line di circa 1600 documenti! Si noti che se manca qualche documento da allegare (anche una semplice carta d’identità), la procedura on-line non può essere chiusa.
Ovviamente le aziende di consulenza devono essere pagate per il lavoro svolto (dal 1 al 6% del costo del progetto) drenando finanziamenti per la ricerca.
– Ultimamente viene chiesto che le proposte siano inviate in doppia lingua, italiano e inglese, perché saranno valutate anche da esperti internazionali. Ovviamente questo complica ulteriormente la scrittura della richiesta di finanziamento. Visto che ormai anche gli esperti italiani sanno leggere l’inglese, perché non scrivere tutto direttamente soltanto in inglese? – Le proposte devono essere scritte in modo complesso per agevolare il controllo amministrativo delle spese rendicontate e non per impostare il workplan del progetto industriale. In pratica, può essere richiesto di definire tante sottoattività sotto la responsabilità di un unico partner.
Ogni sottoattività deve essere associata ad un costo preciso che verrà poi verificato dal funzionario di turno durante la rendicontazione. Questa richiesta complica enormemente la scrittura e la comprensione del piano d’insieme del progetto, nel caso di progetti complessi che prevedono investimenti di numerosi milioni di euro.
– In alcuni casi, il bando prevede che il budget totale sia compreso fra una soglia minima e una soglia massima. Questa imposizione, associata al fatto che i finanziamenti in conto capitale sono molto bassi, mette spesso in difficoltà i proponenti (specialmente le PMI) e la soglia minima richiesta si raggiunge creando grandi consorzi e coinvolgendo partner che in realtà non sono necessari. Il risultato è un carrozzone con idee poco chiare di cosa occorre fare nel progetto e complicato da gestire in caso di successo.
– La documentazione richiesta è così complessa che sono proliferate le aziende di consulenza che gestiscono sia la parte di amministrazione che la parte di rendicontazione, che è altrettanto onerosa. Per il bando MIUR Cluster 2012, la presentazione della domanda di Cluster e dei 4 progetti ad esso legato ha richiesto il caricamento on-line di circa 1600 documenti! Si noti che se manca qualche documento da allegare (anche una semplice carta d’identità), la procedura on-line non può essere chiusa.
Ovviamente le aziende di consulenza devono essere pagate per il lavoro svolto (dal 1 al 6% del costo del progetto) drenando finanziamenti per la ricerca.
– Ultimamente viene chiesto che le proposte siano inviate in doppia lingua, italiano e inglese, perché saranno valutate anche da esperti internazionali. Ovviamente questo complica ulteriormente la scrittura della richiesta di finanziamento. Visto che ormai anche gli esperti italiani sanno leggere l’inglese, perché non scrivere tutto direttamente soltanto in inglese? – Le proposte devono essere scritte in modo complesso per agevolare il controllo amministrativo delle spese rendicontate e non per impostare il workplan del progetto industriale. In pratica, può essere richiesto di definire tante sottoattività sotto la responsabilità di un unico partner.
Ogni sottoattività deve essere associata ad un costo preciso che verrà poi verificato dal funzionario di turno durante la rendicontazione. Questa richiesta complica enormemente la scrittura e la comprensione del piano d’insieme del progetto, nel caso di progetti complessi che prevedono investimenti di numerosi milioni di euro.
– In alcuni casi, il bando prevede che il budget totale sia compreso fra una soglia minima e una soglia massima. Questa imposizione, associata al fatto che i finanziamenti in conto capitale sono molto bassi, mette spesso in difficoltà i proponenti (specialmente le PMI) e la soglia minima richiesta si raggiunge creando grandi consorzi e coinvolgendo partner che in realtà non sono necessari. Il risultato è un carrozzone con idee poco chiare di cosa occorre fare nel progetto e complicato da gestire in caso di successo.
C) Valutazione, negoziazione, avvio delle attività e anticipazioni. Se il progetto viene approvato, può succedere che il Ministero decida di tagliare il suo contributo.
Sul bando Made in Italy di Industria 2015, pubblicato nel lontano 2009, valutato nel 2010, convenzione firmata in autunno 2011, il contributo in conto capitale di molte proposte è stato tagliato anche del 50 %. A causa dei ritardi della valutazione e del taglio dei finanziamenti, molti progetti furono ritirati.
– In generale, i Ministeri non danno certezza sul numero di progetti che riusciranno a finanziare e sull’ammontare del finanziamento.
– Durante la fase di negoziazione, i funzionari del ministero chiedono altre certificazioni con lunghi tempi di risposta alle richieste di chiarimento da parte dei partecipanti, e la negoziazione può durare davvero tanti mesi.
– L’avvio delle attività viene fissato dal Ministero e a volte può precedere la data della firma della convenzione. In pratica, il progetto firma la convenzione e risulta già in ritardo rispetto al piano di lavoro.
– Mentre i progetti del Settimo Programma Quadro UE (pag. 11 qui) anticipano a tutti i partner entro 45 giorni dalla firma del Grant Agreement il 160% della media annuale del contributo richiesto entro il primo mese di attività (meno il 5% del contributo totale previsto che viene trattenuto per alimentare un fondo di garanzia, si veda qui), il MIUR e il MiSE richiedono una fideiussione bancaria per elargire un anticipo del finanziamento. Ovviamente, questa fideiussione può essere richiesta solo dopo la firma della convenzione, poi occorre trovare una banca che accetti la richiesta di fideiussione – in Italia è sempre più difficile – poi i richiedenti devono produrre ancora documenti e certificati, poi devono andare a firmare davanti ad un notaio, infine devono aspettare che il Ministero approvi la fideiussione e paghi l’anticipazione richiesta. Tanti mesi di attesa e soldi dati alla banca e al notaio. Tutto questo mentre il progetto dovrebbe già essere iniziato. Con il modello europeo, invece, il partecipante ha la possibilità di dedicarsi al progetto da subito, senza avere problemi di liquidità di cassa.
Sul bando Made in Italy di Industria 2015, pubblicato nel lontano 2009, valutato nel 2010, convenzione firmata in autunno 2011, il contributo in conto capitale di molte proposte è stato tagliato anche del 50 %. A causa dei ritardi della valutazione e del taglio dei finanziamenti, molti progetti furono ritirati.
– In generale, i Ministeri non danno certezza sul numero di progetti che riusciranno a finanziare e sull’ammontare del finanziamento.
– Durante la fase di negoziazione, i funzionari del ministero chiedono altre certificazioni con lunghi tempi di risposta alle richieste di chiarimento da parte dei partecipanti, e la negoziazione può durare davvero tanti mesi.
– L’avvio delle attività viene fissato dal Ministero e a volte può precedere la data della firma della convenzione. In pratica, il progetto firma la convenzione e risulta già in ritardo rispetto al piano di lavoro.
– Mentre i progetti del Settimo Programma Quadro UE (pag. 11 qui) anticipano a tutti i partner entro 45 giorni dalla firma del Grant Agreement il 160% della media annuale del contributo richiesto entro il primo mese di attività (meno il 5% del contributo totale previsto che viene trattenuto per alimentare un fondo di garanzia, si veda qui), il MIUR e il MiSE richiedono una fideiussione bancaria per elargire un anticipo del finanziamento. Ovviamente, questa fideiussione può essere richiesta solo dopo la firma della convenzione, poi occorre trovare una banca che accetti la richiesta di fideiussione – in Italia è sempre più difficile – poi i richiedenti devono produrre ancora documenti e certificati, poi devono andare a firmare davanti ad un notaio, infine devono aspettare che il Ministero approvi la fideiussione e paghi l’anticipazione richiesta. Tanti mesi di attesa e soldi dati alla banca e al notaio. Tutto questo mentre il progetto dovrebbe già essere iniziato. Con il modello europeo, invece, il partecipante ha la possibilità di dedicarsi al progetto da subito, senza avere problemi di liquidità di cassa.
D) Rendicontazioni. Le rendicontazioni periodiche sono altrettanto complesse.
I Ministeri chiedono migliaia di dati, di autocertificazioni, di rendicontazione delle singole risorse umane sulle singole attività. La rendicontazione amministrativa richiede molta fatica da parte delle personale amministrativo dei partecipanti. La sensazione è che i Ministeri tengano più ai singoli scontrini fiscali e ai time sheet piuttosto che ai risultati tecnico-scientifici raggiunti.
– Non esiste certezza sui tempi di pagamento dei contributi ministeriali.
I Ministeri chiedono migliaia di dati, di autocertificazioni, di rendicontazione delle singole risorse umane sulle singole attività. La rendicontazione amministrativa richiede molta fatica da parte delle personale amministrativo dei partecipanti. La sensazione è che i Ministeri tengano più ai singoli scontrini fiscali e ai time sheet piuttosto che ai risultati tecnico-scientifici raggiunti.
– Non esiste certezza sui tempi di pagamento dei contributi ministeriali.
E) Conclusioni. Gli strumenti MIUR e MiSE per il finanziamento di progetti di ricerca industriale hanno un effetto controproducente: invogliano molte grandi imprese e PMI a non chiedere finanziamenti pubblici per cofinanziare i processi di innovazione aziendali, sia per non incorrere in problemi di liquidità di cassa che per non impazzire nella preparazione e nella rendicontazione. – Questi strumenti non sono in grado di supportare realmente il processo di innovazione del paese, ma solo le aziende che sono dotate di una struttura amministrativa specifica. – Gli strumenti e i bandi attuali hanno un’ottica ragionieristica e non promuovono l’innovazione: è necessario renderli più semplici, uniformi e trasparenti.
F) Che fare? La soluzione è entrare veramente in Europa, facendo in modo che il MIUR e il MiSE adottino gli strumenti e procedure già utilizzate per i progetti del Settimo Programma Quadro UE. In particolare: – Un unico portale, aggiornato e condiviso, per tutta la documentazione utile; – Un unico portale per tutte le informazioni e gli strumenti utili; – Presentazione della proposta on-line, senza bisogno di firme – Durante la fase di valutazione della proposta, si dà maggiore importanza al contenuto tecnico-scientifico, alla proposta di implementazione e all’impatto atteso rispetto agli aspetti burocratici. Eventuali imprecisioni del budget e di altri dettagli sono sistemate durante la (eventuale) negoziazione. – Il progetto viene affidato ad un unico Project Officer, che diventa l’unico punto di riferimento europeo per il Coordinatore – L’UE anticipa entro 45 giorni dalla firma del Grant Agreement il 160% della media annuale del contributo meno il 5% del contributo totale previsto che viene trattenuto per alimentare un fondo di garanzia. In pratica, il partecipante ha la possibilità di dedicarsi al progetto da subito, senza avere problemi di liquidità di cassa.
– Durante il progetto, il Project Officer entra nel merito del progetto avvalendosi di esperti internazionali per valutare l’andamento delle attività di ricerca e per indicare raccomandazioni migliorative.
– Durante il progetto, il Project Officer entra nel merito del progetto avvalendosi di esperti internazionali per valutare l’andamento delle attività di ricerca e per indicare raccomandazioni migliorative.